Donnerstag, 21. August 2008

Ihre Vorteile

  • Compliance: Langzeitarchivierung, eDiscovery, Kontrollsystem, Auditing
  • Informationsmanagement / Datenschutz: Schutz wichtiger Informationen, Einhaltung von Regeln, Kategorisierung, Überwachung des Zugriffs
  • Mailbox Management: Schnellerer Backup/Restore, Migration/Update, Verfügbarkeit, Anwender-Support
  • Storage Optimierung: Speicherkonsolidierung, effiziente Storagekonzepte, optimierte Prozesse

E-Mail-Archivierung

Durch E-Mail-Archivierung werden rechtliche Erfordernisse erfüllt und somit eine Compliance mit den entsprechenden Bestimmungen und Gesetzen hergestellt. Der Zugriff auf Maildaten ist schneller und zuverlässiger, bestehende IT-Prozesse werden entlastet und somit Kosten reduziert. Wir zeigen Ihnen, wo Ihre Einsparungspotenziale verborgen sind!

Rechtssicherheit & Effizienz

Die Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung wird von wirtschaftlichen
und rechtlichen Überlegungen getrieben:

Rechtliche Komponente

  • Einhaltung rechtlicher Verordnungen und Gesetze
    • Revisionssichere Speicherung von E-Mails (GOBS, GDPdU etc.)
    • Vermeidung von Strafen (Geldbußen bis hin zur persönlichen Haftung durch die Unternehmensleitung)
  • Transparenz über die Unternehmensvorgänge
    • Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen
    • E-Mails und deren Anhänge enthalten Angebote, Preisabsprachen, Verträge etc. und sind somit steuerlich relevante Unterlagen (über sechs bis zehn Jahre aufbewahrungspflichtig)

Wirtschaftliche Komponente

  • Entlastung der Mailsysteme
    • Reduzierung von Backup/Restore-Zeiten der Maildatenbanken
    • Entlastung der Postfächer der Mitarbeiter für einen schnelleren Zugriff auf Informationen
  • Schutz von unternehmenskritischen Informationen
    • Sicherung der direkten Verfügbarkeit aller unternehmensrelevanten Maildaten
  • Reduzierung der Aufwände in den etablierten IT-Prozessen
    • Backup/Restore
    • Storage
    • Optimierung von Speicherkosten
  • Zentralisierung und Rückführung von "ausgelagerten" Maildaten
    • Abschaffung von persönlichen Mail-Archivdateien von Mitarbeitern (z. B. PST-Dateien)
    • Rückführung ausgelagerter, u. U. wichtiger, betriebsrelevanter E-Mails in Maildatenbank/Mailarchiv

Strategien der E-Mail-Archivierung

1. Vollständige Archivierung

Vorteile
  • Ohne weitere Aufwände, konform mit GOBS, GDPdU  und AO
  • Integration in vorhandene Prozesse möglich
  • Arbeitsweise der Mitarbeiter wird nicht beeinflusst
  • Vollständige Integration in das bestehende IT-Management
Nachteile
  • Umfangreichste und aufwändigste Strategie
  • Evtl. kostenintensivste Lösung
  • Evtl. Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten notwendig

 

 

2. Vollständige Archivierung mit Trennung der Anhänge

Vorteile
  • Reduzierung der Mailboxgrößen
  • höhere Effizienz durch kleinere Mailboxen
  • Reduzierte Hardwareanforderungen (client- und serverseitig)
Nachteile
  • Rechtliche Anforderungen werden u. U. nicht erfüllt
  • Hoher Aufwand für Zuordnung der archivierten Anhänge zu den Mails nach Mailsystem-Crash
  • Offline Download der Anhänge nicht möglich

3. Filterbasierte Archivierung

Vorteile
  • Filterung von unwichtigenMails (SPAM)
  • Speicherplatzbedarf reduziert
  • Performance-Gewinn durch kleinere Mailboxen
  • Reduzierung der Hardwareanforderungen
Nachteile
  • Implementierung und Pflege entsprechender Filterregeln notwendig
  • Aufwändige Ermittlung sinnvoller/funktionstüchtiger Filterregeln
  • Evtl. werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt oder unternehmensrelevante Mails falsch/nicht archiviert