IPS - die intelligente Personalsteuerung

IPS ist geeignet für den Einsatz in verschiedensten Dienstleistungsunternehmen wie, Versicherungen, Krankenkassen, Energieversorgern, Banken, Pensionskassen, Berufsgenossenschaften, Öffentliche Verwaltungen und Behörden, etc., d.h. überall dort wo eine größere Anzahl an Mitarbeitern Kunden oder dem Klientel eine Dienstleistung erbringen.

• Der Markt

  Einer Studie zufolge gehen in deutschen Unternehmen pro Jahr und Mitarbeiter 74 Arbeitstage verloren, weil Manager falsch planen, schlecht anleiten oder Chaos anrichten. Verbesserungen in der Führung würden weit mehr bringen als die Verlängerung der Arbeitszeit oder Lohnkürzungen. Den Verlust beziffern Forscher auf 190 Milliarden Dollar - 7,9 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts!

• Die Herausforderung

  Eine fehlende systematische Personaleinsatzplanung in der Sachbearbeitung führt dazu, dass Arbeitsvolumen und Personaleinsatz im Zeitverlauf voneinander abweichen und so Schwankungen bei Service und Kosten entstehen. Stehen für eine bestimmte Arbeit temporär zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung verschlechtert sich der Service. Im umgekehrten Fall sind die Mitarbeiter nicht ausreichend belastet, und die Kosten je Vorgang steigen. Erfahrene Führungskräfte wissen, dass eine Organisationseinheit immer entweder unterbesetzt oder überbesetzt ist, je nach Zeitpunkt der Betrachtung. Aus dieser Erkenntnis entstand IPS.

• Die Lösung

  IPS unterstützt qualitätsgesichert die operative Führungsebene bei der Prognose des Arbeitsanfalls und darauf aufbauend in der Personaleinsatzplanung.

Vergleichbare Produkte am Markt betrachten oft Gesamtprozesse und erfordern eine intensivere Planung der Arbeitsbelastung. Oft werden dabei Themen geplant, die nicht planbar sind. Oder es wird nach einer pingeligen und zeitraubenden Prozessanalyse im Kerngeschäft der Mitarbeiterbedarf um pauschale Werte korrigiert (z.B. für persönliche und fachliche Verteilzeiten). Die errechneten Werte gelten als Dogma. Die umfassenden Erhebungen erfolgen unregelmäßig und meistens erst dann, wenn Kosten eskaliert sind.

Derartige Analysen laufen Gefahr, dass einerseits der Aufwand eskaliert und andererseits die Aussagekraft der Planung schwindet.

• IPS reduziert die Planung auf die signifikanten Einflussfaktoren (Arbeitskategorien).

  Die Betrachtung fokussiert mehr die saisonalen Schwankungen als einen theoretischen Gesamtzeitbedarf. Überdurchschnittliche Arbeitsbelastung erfordert überdurchschnittlichen Mitarbeitereinsatz und umgekehrt. Die getroffenen Annahmen zum erforderlichen Personalbedarf werden über die Ergebnisse plausibilisiert. Sind die Annahmen richtig, so ergibt ein ausgeglichener Mitarbeitereinsatz konstante Reaktionszeiten. Sinken die Reaktionszeiten dagegen, sind eher zu viele Mitarbeiter an Board, steigen sie, sind es vermutlich zu wenige.

• IPS ist eine Methode und ein System, dass in sehr kurzer Zeit implementiert und genutzt werden kann.

  Bereits nach wenigen Wochen stellen sich erste Erkenntnisse über Arbeitsanfall und tatsächliche Produktivität ein, und der Mitarbeitereinsatz optimiert sich.

• Besonderen Nutzen zeigt IPS deshalb auch als Planung und Steuerungstool bei Neu- und Umorganisationen im Unternehmen.

  Das zu diesen Zeitpunkten eingeschränkte Wissen über Arbeitsmengen und Produktivität wird in kurzer Zeit plausibilisiert und in aussagekräftige Informationen überführt.